KI-Telefonassistent
Dein Telefon geht immer ran.
Charles nimmt Anrufe an, bucht Termine und beantwortet die Fragen, die bei dir jeden Tag kommen. Auf Deutsch und Italienisch, auch dann, wenn gerade niemand abheben kann.
- Sprachen
- Deutsch und Italienisch
- Erreichbar
- Rund um die Uhr
- Im Einsatz seit
- Sommer 2026
Demo
Sprich mit Charles
Ein Klick, ein Anruf im Browser. Charles meldet sich so, wie er sich bei deinen Kunden melden würde.
Du sprichst mit einem KI-Assistenten, nicht mit einem Menschen. Das Gespräch wird nicht aufgezeichnet. Für die Dauer des Gesprächs entsteht ein Transkript, danach ist es weg.
Gespräche
Drei Anrufe, wie sie jeden Tag ankommen.
Mitgeschnitten ist hier nichts. Das sind die Verläufe, mit denen Charles eingerichtet wird. Wie er die Anrufer anspricht, legst du fest, hier siezt er sie.
Dienstag, 8:05 Uhr. Am Empfang ist niemand frei, im Behandlungszimmer läuft der erste Patient.
Gespräch auf Deutsch
- AnruferGuten Morgen, ich habe morgen um zehn einen Termin und muss ihn leider verschieben.
- CharlesGuten Morgen, hier ist der Telefonassistent der Praxis, ich bin ein KI-Assistent. Ich schaue nach: Kontrolle morgen um zehn. Passt Ihnen Donnerstag um 14:30 oder Freitag um 9:00?
- AnruferDonnerstag um halb drei passt.
- CharlesDonnerstag, 14:30, ist eingetragen. Sie bekommen gleich eine SMS mit der Bestätigung. Kann ich sonst noch etwas für Sie tun?
- AnruferNein danke, das war alles.
Ergebnis
Alter Termin frei, neuer Termin im Kalender, Bestätigung per SMS. Die Praxis hat nichts davon mitbekommen.
Donnerstag, 17:40 Uhr. Der Chef ist auf der Baustelle, das Büro hat zu.
Gespräch auf Deutsch
- AnruferHallo, bei uns tropft es unter der Heizung im Keller. Kann da noch jemand kommen?
- CharlesGuten Abend, hier ist der Telefonassistent vom Betrieb, ich bin ein KI-Assistent. Ich nehme das auf und gebe es weiter. Wo ist die Baustelle genau?
- AnruferRienzgasse 4 in Brixen, im Keller vom Mehrfamilienhaus.
- CharlesRienzgasse 4 in Brixen, Wasseraustritt an der Heizung im Keller. Sind Sie unter der Nummer erreichbar, von der Sie anrufen?
- AnruferJa, den ganzen Abend.
- CharlesDanke. Der Rückruf liegt als dringend im Postfach, mit Adresse und Anliegen. Es meldet sich jemand, sobald er von der Baustelle zurück ist.
Ergebnis
Kein verlorener Anruf am Feierabend. Adresse, Anliegen und Nummer liegen als dringender Rückruf im Postfach.
Sonntag, 21:15 Uhr. Die Rezeption ist besetzt, aber gerade nicht am Telefon.
Gespräch auf Italienisch, Charles wechselt nach dem ersten Satz
- AnruferBuonasera, avreste una camera doppia dal 14 al 16 febbraio?
- CharlesBuonasera, sono l'assistente telefonico dell'hotel, un assistente con intelligenza artificiale. Controllo subito: per quelle notti risulta ancora libera una doppia con balcone.
- AnruferPerfetto. La colazione è compresa?
- CharlesSì, la colazione è compresa e viene servita dalle 7:30 alle 10:30. Le riservo la disponibilità e la reception le conferma per iscritto. Mi lascia un recapito?
- AnruferCerto, le lascio la mia email.
- CharlesGrazie, ho tutto. La richiesta è già in reception con date, camera e recapito.
Ergebnis
Anfrage am Sonntagabend, statt am Montag ein verpasster Anruf. An der Rezeption liegt alles, was sie zum Bestätigen braucht.
So läuft ein Anruf
Vom Klingeln bis zum Protokoll.
Vier Schritte, immer gleich. Was Charles darf und was er weiterreicht, legst du bei der Einrichtung fest.
Sekunde 0
Der Anruf kommt an
Entweder sofort oder erst, wenn bei dir nach dem dritten Klingeln niemand abhebt. Charles meldet sich mit dem Namen deines Betriebs und sagt im ersten Satz, dass er ein KI-Assistent ist.
Sekunde 5
Er erkennt Sprache und Anliegen
Am ersten Satz hört er, ob jemand Deutsch oder Italienisch spricht, und bleibt bis zum Auflegen dabei. Was er nicht versteht, fragt er nach, statt zu raten.
Im Gespräch
Termin buchen oder Rückruf anlegen
Freie Zeiten kommen aus deinem Kalender, der Termin steht sofort drin. Alles, was Beratung braucht, wird zum Rückruf mit Name, Nummer und Anliegen.
Direkt danach
Protokoll und Bestätigung
Nach dem Auflegen bekommst du die Zusammenfassung des Gesprächs, der Anrufer die Bestätigung per SMS. Nichts bleibt im Gedächtnis von irgendjemandem hängen.
Sprachen und Verhalten
Charles erkennt am ersten Satz: Deutsch oder Italienisch.
Kein Sprachmenü, keine Taste, kein Warteband. Und klare Grenzen für alles, was ein Mensch entscheiden muss.
- Zwei Sprachen, automatisch
- Er wechselt mit dem Anrufer und bleibt in dessen Sprache, auch mitten im Gespräch.
- Notfälle gehen weiter
- Sätze, die du als Notfall festlegst, verbindet er sofort auf die hinterlegte Nummer.
- Er erfindet nichts
- Was nicht in seinem Wissen steht, beantwortet er nicht. Er notiert die Frage und legt einen Rückruf an.
- Bestätigung per SMS
- Termine und Rückrufe bekommt der Anrufer schriftlich, mit Datum, Uhrzeit und deiner Adresse.
- Protokoll je Gespräch
- Eine Zusammenfassung pro Anruf, in deinem Postfach oder im Kundenportal.
- Keine Aufzeichnung
- Es gibt keine Tonaufnahme. Das Transkript lebt nur, solange das Gespräch läuft.
Anbindungen
Charles arbeitet in den Systemen, die bei dir schon laufen.
Er bekommt genau die Zugänge, die er für seine Aufgabe braucht, und keinen mehr.
eTermin
Termine direkt in der Praxissoftware
Google Kalender
Freie Zeiten lesen, Termine eintragen
Outlook
Kalender und Postfach im Team
WhatsApp
Bestätigung und Rückfragen schriftlich
Make
Übergabe an alles, was ihr sonst nutzt
Webhooks
Direkt in deine eigene Software
Branchensoftware binden wir auf Anfrage an, sobald sie eine Schnittstelle hat.
Datenschutz
Steuerung, Transkripte und Daten liegen auf unserem Server in Deutschland. Das Sprachmodell läuft über die Schnittstelle von OpenAI, mit Auftragsverarbeitungsvertrag. Was hier steht, steht auch im Vertrag.
Ein Telefon, das nichts mitschneidet.
Server in Deutschland
Steuerung, Daten und Transkripte laufen über unseren Server in Deutschland, nicht über fremde Telefondienste.
Sprachmodell von OpenAI
Wir nutzen die Schnittstelle von OpenAI, mit Auftragsverarbeitungsvertrag.
Keine Aufzeichnung
Es gibt keine Tonaufnahme. Während des Anrufs entsteht ein Transkript, danach bleibt nur die Zusammenfassung, die du siehst.
KI-Hinweis zu Gesprächsbeginn
Charles sagt im ersten Satz, dass er ein KI-Assistent ist. Der EU AI Act verlangt genau das.
AVV inklusive
Den Auftragsverarbeitungsvertrag bekommst du von uns, er gehört zur Einrichtung.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Wenn dein Betrieb eine braucht, liefern wir die technischen Angaben und begleiten dich dabei.
Vergleich
Bürokraft, Telefonservice, Charles.
Charles ersetzt niemanden am Empfang. Er übernimmt die Schicht, die sonst niemand übernimmt.
| Kriterium | Bürokraft am Telefon | Externer Telefonservice | Charles |
|---|---|---|---|
| Erreichbarkeit | Bürokraft am TelefonWährend der Öffnungszeiten | Externer TelefonserviceWerktags nach Vertrag | CharlesRund um die Uhr, auch am Wochenende |
| Sprachen | Bürokraft am TelefonWas das Team spricht | Externer TelefonserviceNach Vereinbarung, oft nur eine | CharlesDeutsch und Italienisch, automatisch erkannt |
| Terminbuchung | Bürokraft am TelefonDirekt im Kalender | Externer TelefonserviceMeist nur Notiz, Rückruf durch euch | CharlesDirekt im Kalender, nach deinen Freigaben |
| Protokoll | Bürokraft am TelefonZettel und Gedächtnis | Externer TelefonserviceSammelmail am Ende des Tages | CharlesZusammenfassung je Gespräch, sofort |
| Kosten | Bürokraft am TelefonSteigen mit jeder Stunde | Externer TelefonserviceNach Minuten oder Anrufen | CharlesPlanbar, unabhängig vom Anrufvolumen |
Unsere Einschätzung aus den Projekten, die wir betreuen. Keine Studie.
Referenz
Bei Dr. Jule Hirte geht seit Sommer 2026 immer jemand ans Telefon.
Die Zahnarztpraxis hat Charles Ende Juni 2026 in Betrieb genommen. Er nimmt Anrufe an, während am Stuhl gearbeitet wird, und bucht Termine direkt im Kalender der Praxis.
Anrufzahlen erheben wir dort bewusst nicht mit, deshalb steht hier keine.
- Im Einsatz seit
- Sommer 2026
- Betrieb
- Zahnarztpraxis
- Was Charles macht
- Terminbuchung im Kalender
Hör dir an, wie Charles für deinen Betrieb klingt.
Im Erstgespräch gehen wir durch, welche Anrufe bei dir wirklich ankommen. Danach hörst du Charles mit deinen Öffnungszeiten, deinem Kalender und deiner Begrüßung.
FAQ
Häufige Fragen zum Sprachagenten
Kurz und ehrlich. Was hier nicht steht, klären wir im Gespräch.
Merken Anrufer, dass sie mit einer KI sprechen?
Ja. Charles sagt es im ersten Satz, bevor irgendetwas anderes passiert. Der EU AI Act verlangt diese Kennzeichnung und wir halten uns daran.
Wird das Gespräch aufgezeichnet?
Nein. Es gibt keine Tonaufnahme. Während des Anrufs entsteht ein Transkript, damit Charles versteht, worum es geht. Danach bleibt nur die Zusammenfassung, die du bekommst.
Was passiert, wenn Charles nicht weiterkommt?
Dann rät er nicht. Je nach Anliegen verbindet er auf eine hinterlegte Nummer oder legt einen Rückruf mit Name, Nummer und Anliegen an.
Kann er auch Italienisch?
Ja, Deutsch und Italienisch. Er erkennt die Sprache am ersten Satz und bleibt bis zum Auflegen dabei, ohne Auswahlmenü.
Was brauche ich dafür?
Eine Rufnummer, die wir umleiten dürfen, einen Kalender und eine halbe Stunde für die Fragen, die bei dir am Telefon wirklich vorkommen. Den Rest richten wir ein.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Wir starten mit einem Pilot von zwei bis vier Wochen. Darin hört Charles mit, wir schärfen seine Antworten nach und schalten ihn erst dann auf die Hauptnummer.
Kann ich ihn wieder abschalten?
Ja. Die Umleitung geht in einem Schritt zurück auf euer Telefon, ohne Kündigungsfrist im Kleingedruckten.
Charles, der KI-Assistent von darwin's
Schön, dass du da bist. Gute Ideen finden meistens zu uns. Was bauen wir für dich?
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